sunnuntai 2. marraskuuta 2014

Paperiton toimisto

Ystäväni tiedusteli Facebookissa laskutuksestani ja miten erittelen kuluja laskuilla.

Havahduin siihen että minulla ei juurikaan ole kuluja ja että pyöritän paperitonta toimistoa. En omista edes printteriä. Miten tämä homma sitten oikein toimiikaan?

En puhu puhelimessa. Kaikki asiakkaani lähettävät minulle sähköpostilla toimeksiantonsa ja vain kerran olen puhunut asiakkaan kanssa skypessä. Päädyin ottamaan prepaidin ja puhelinkuluni ovatkin suunnilleen 10 € kuukaudessa. Mikäli asiakkaani haluaa minun hoitavan puhelimitse asiakaspalvelua, pyydän häntä toimittamaan minulle liittymän ja puhelimen.

En tulosta tai postita mitään. Kirjotan kaikki laskuni wordillä ja muunnan PDF:ksi. Laskut lähetän asiakkaille sähköpostilla ja tämä tuntuu toimivan mainiosti.

Kaikki ostolaskut ovat olleet sähköisessä muodossa, joten en ole joutunut vielä skannaamaan mitään. 

Tilitoimisto hoitaa myöskin asiat mielellään kanssani sähköpostitse, emme puhu puhelimessa. Olen luonut pilvipalveluun jaetun kansion, johon lataan kaikki osto- ja myyntilaskuni erillisiin kuukausi kansioihin.  He saavat ne sieltä ladattua kätevästi sekä lähettävät lempeitä motkotusviestejä, jos joku detalji on pielessä. Virheet on helppo korjata sekä ladata uusi korvaava lasku pilveen ja laittaa asiakkaalle korvaava lasku parilla klikkauksella.

Kaikki maksut menevät automaattisesti tililtäni, eikä minulle tulee mitään laskuja tai papereita kotiin.

Asiakkaan antamat käyntikortit ja laskutustiedot olen tallentanut exceliin, ladannut pilveen ja heittänyt laput paperinkeräykseen. Paperi häviää helposti, pilvi on ja pysyy.

Näin se toimii. Kustannukset ovat minimallisia ja tunnen toimintatapani ekologiseksi. Jos läppärini hajoaa, haen vain uuden kaupasta ja mitään vahinkoa ei ole päässyt tapahtumaan. 

Liikkuva ja joustava toimisto on riemu. Jos joudun äkkiä lentämään vaikka Suomeen, työt kulkevat helposti mukana ilman erikoisjärjestelyjä ja päänsärkyä.