Naurava kulkuri (välillä tosin itkettää)

Olen niin sanotusti juossut pää kolmantena jalkana eli kiirettä on piisannut. Blogi onkin ollut aivan retuperällä jo tovin. Tässä muutamia mietteitä yrittämiseen ja virtuaaliassistenttina toimimiseen:
 
Sopimus: 

Tee aina asiakkaan kanssa sopimus oman selustan turvaamiseksi. Mitä, missä, milloin, miten, kenelle ja millä hintaa. Jos toista osapuolta ei sopparin teko kiinnosta, unohda koko juttu ja siirry eteenpäin.

Riskit:

Millainen on asiakaskuntasi? Pari isoa vai paljon pieniä? Mitä tapahtuu jos iso jättää laskun maksamatta? Entä mitäs sitten jos iso asiakas äkkiä lopettaa? Miten saat aukon paikattua ja miten nopeasti tämä tulee tapahtumaan?

Pidä siis tilillä tarpeeksi "Let's panic" -varantoja! Näin voit keskittyä toimiseen hyperventiloinnin sijasta.

                                                                                    O-ou

Laskutus:

Hurraa! Laskut on lähetetty, mutta rahaa ei näy eikä kuulu tilille. Mieti perinnän ulkoistamista! Näin saat, etenkin freelancerina, sen mielenrauhan, eikä sinun tarvitse itse alkaa räksyttämään. Paljon tehokkaampaa on, kun laskuista käy selkeästi ilmi että joku iso ja äkäinen taho aloittaa toimenpiteet, mikäli raha ei realisoidu tilille tiettyyn päivään mennessä.

Realismi: 

Kaikkia kavereiden kavereita ja non-profit organisaatioita ei vaan pysty auttamaan. Mieti siis tarkasti missä menee se järkevän tekemisen raja. Hyväntekeväisyys on hieno asia, mutta leipä on pakko saada jotenkin pöytään. Jos asia tai organisaatio on mielenkiintoinen, koeta saada edes jonkinlaista kompensaatiota työstäsi ja katso ettei homma lähde lapasesta ajankäytöllisesti. Muuten tulee paha mieli.

Kuitit:

Minkään valtakunnan kuitit eivät kelpaa Espanjassa kirjanpitoon. Sinulla on oltava kaikista ostoista virallinen lasku, josta käy ilmi sinun ja vastapuolen yritystiedot. Suosittelen lämpimästi ostosten tekoa netissä jos vain mahdollista. On paljon helpompaa saada uusi lasku sähköisesti, kuin alkaa anelemaan korjauksia paperiseen versioon.

Virtuaaliassarointi:

Olen aivan todella tyytyväinen ja onnellinen valitsemaani alaan. Jos lähdet leikkiin mukaan, varaudu tiukkoihin viikoihin. Tällöin useat asiakkaat tarvitsevat sinua samanaikaisesti. Tuloksena on pitkiä päiviä eli kodin ja harrastusten heittejättöä. Sitten taas hiljenee.

Jokainen päivä on erilainen ja 8-16 ajattelu on utopiaa. Toiset päivät ovat 13 tuntisia ja toiset taas 3 tuntisia. Itselleni tämä passaa, mutta ajankäytön hallinta on vielä hakusessa.

Entä tehtävät? Azoreilta Hong Kongiin ja kaikkea siltä väliltä. Yleisimmät tehtävät liittyvät tiedon etsintään, suodattamiseen ja raportointiin. Jos siis pidät googlessa kahlaamisesta sekä ajatus uuden oppimisesta ja tiedon etsinnästä kiehtoo, suosittelen työtä lämpimästi. Monipuolista, yllättävää ja mielenkiintoista.

Työ on myös todella pitkälti kemioiden varassa. On paljon helpompaa tehdä töitä, kun olet asiakkaan kanssa samalla aaltopituudella. Sähköpostien välityksellä kulkee uskomattoman paljon persoonallisuutta mukana, joten kummatkin osapuolet hyötyvät kitkattomasta yhteistyöstä. Uskomatonta, mutta totta. 

Myynti:

Vihaan kovaa myyntiä yli kaiken. Osta, osta, osta, minulla hirveän hyvä palvelu -mantra ei itseltäni luonnostaan tule ja alihankinta onkin yksi suosikkitavoistani saada tuloja. Vaivatonta, mutta ei välttämättä niin hyvin palkattua, kuin itse alusta loppuun hankittu asiakkuus. Sisältömarkkinointi on taas lähellä sydäntäni, pidän siitä yli kaiken, mutta työ sen parissa on hidasta. Nopeita tuloksia ei siltä saralta kannatta odottaa.

Ympäristö:

Teen 50/50 periaatteella töitä kotona ja kahviloissa. Olen melko usein siis ympäröinyt itseni muilla ihmisillä, äänillä ja ärsykkeillä. Virtuaalisestikkin työ on kaukana yksin pakertamisesta. Sähköpostit, facebook ja skype -viestit lentekevät tiuhaan ja tehokkaasti. Verbaalisuutta voi harrastaa onneksi muutenkin, kuin pelkästää äänihuulia rasittamalla. 

Paperiton toimisto

Ystäväni tiedusteli Facebookissa laskutuksestani ja miten erittelen kuluja laskuilla.

Havahduin siihen että minulla ei juurikaan ole kuluja ja että pyöritän paperitonta toimistoa. En omista edes printteriä. Miten tämä homma sitten oikein toimiikaan?

En puhu puhelimessa. Kaikki asiakkaani lähettävät minulle sähköpostilla toimeksiantonsa ja vain kerran olen puhunut asiakkaan kanssa skypessä. Päädyin ottamaan prepaidin ja puhelinkuluni ovatkin suunnilleen 10 € kuukaudessa. Mikäli asiakkaani haluaa minun hoitavan puhelimitse asiakaspalvelua, pyydän häntä toimittamaan minulle liittymän ja puhelimen.

En tulosta tai postita mitään. Kirjotan kaikki laskuni wordillä ja muunnan PDF:ksi. Laskut lähetän asiakkaille sähköpostilla ja tämä tuntuu toimivan mainiosti.

Kaikki ostolaskut ovat olleet sähköisessä muodossa, joten en ole joutunut vielä skannaamaan mitään. 

Tilitoimisto hoitaa myöskin asiat mielellään kanssani sähköpostitse, emme puhu puhelimessa. Olen luonut pilvipalveluun jaetun kansion, johon lataan kaikki osto- ja myyntilaskuni erillisiin kuukausi kansioihin.  He saavat ne sieltä ladattua kätevästi sekä lähettävät lempeitä motkotusviestejä, jos joku detalji on pielessä. Virheet on helppo korjata sekä ladata uusi korvaava lasku pilveen ja laittaa asiakkaalle korvaava lasku parilla klikkauksella.

Kaikki maksut menevät automaattisesti tililtäni, eikä minulle tulee mitään laskuja tai papereita kotiin.

Asiakkaan antamat käyntikortit ja laskutustiedot olen tallentanut exceliin, ladannut pilveen ja heittänyt laput paperinkeräykseen. Paperi häviää helposti, pilvi on ja pysyy.

Näin se toimii. Kustannukset ovat minimallisia ja tunnen toimintatapani ekologiseksi. Jos läppärini hajoaa, haen vain uuden kaupasta ja mitään vahinkoa ei ole päässyt tapahtumaan. 

Liikkuva ja joustava toimisto on riemu. Jos joudun äkkiä lentämään vaikka Suomeen, työt kulkevat helposti mukana ilman erikoisjärjestelyjä ja päänsärkyä.

TED talks

Tässä inspiroivimmat TED.comista löytämäni puheet työstä, työpaikoista, tulevaisuudesta, yrityksistä ja somesta. Ajatuksia herättäviä mielipiteitä!

Wingham Rowan: A new kind of job market

 

Andrew McAfee: What will future jobs look like?

  

Jason Fried: Why work doesn't happen at work

 

Tim Leberecht: 3 ways to (usefully) lose control of your brand

 

Don Tapscott: Four principles for the open world

 

 

 

Viikon kuumat #3

Hack The System

Maneesh Sethi bloggaa omasta etätyöläisyydestään ja menestyksestään maailmalla. Tieto on murusina, ja sitä joutuu poimimaan sieltä sun täältä, mutta elävä esimerkki siitä, että matkustaminen ja työnteko on mahdollista.

Tuntemattomien tervehtiminen ei kuulu suomalaiseen kulttuuriin

Tunteita kuumentanut aihe menneeltä viikolta. Brändäyksen kannalta todella huono asia. Käännetään vähän näkökulmaa: Tulet Thaimaan lomalta ja kerrot kaikille ystävillesi, miten maan oma kulttuuri on tuhounut sitten viime näkemältä ja kaikki aito ja alkupräinen on korvattu muovi krääsällä, kalliilla hinnoilla ja huonolla palvelulla. Matkustaisitko tämän arvion perustella? Tai Pariisin loman jälkeen toteat että oli viimeinen loma, kun kaikki olivat niin töykeitä koska et osaa puhua ranskaa.

Samaan negatiiviseen mielikuvien kategoriaan menee tämä uutinen Espanjasta. Koirien pahoinpitely on tuomittava teko ja asioita on hyvä tuoda päivänvaloon, mutta jo artikkelin toinen kommentti tiivistää miten yksi negatiivinen uutinen saattaa vaikuttaa omaan mielikuvaamme koko maasta:

"- Tämä kertoo kaiken Espanjasta. En halua tietää enempää. Eikä enää ylistäviä juttuja poskisuutelijoista, kiitos."

Sama koskee myös Suomea.

Ps. täällä voit tutustua paikalliseen järjestöön joka taistelee eläinten oikeuksien puolesta.

 Inglorious Fruits&Vegetables

Ranskassa on tuotu rumat hedelmät ihmisten silmien eteen. Nerokas kampanja yrityksen imagon nostoon sekä kyseenalaisia standardeja ja ajattelutapoja vastaan. 

Työaikalaki rajoittaa työnteon joustoa

Työnaikalaki laahaa perässä, muutosta on luvassa, mutta tosin aluksi koskemaan vain ylempiä toimihenkilöitä.

7 syytä itsensä brändäykseen

Ja vielä viimeiseksi 7 syytä miksi itsensä brändäys kannattaa.

Visio tulevaisuudesta yrityksen näkökulmasta

Microsoft ilmoitti taas kerran isoista irtisanomisista ja ne osuvat raskaasti Suomeen. Moni varmasti pohtii että miksi? Miksi Suomi jossa työvoima on koulutettua ja jossa on pitkä historia matkapuhelin alalla? Vastaus on yksinkertainen: Korkea verortus. Pakollisten verojen lisäksi työntekijämaksut  tekevät työnkijöiden pitämissen alalla kuin alalla todella kalliiksi. Kilpailu on globaalia ja me häviämme sen usein mitä tulee hintaan. Parhaiten pärjäävät yritykset, jotka kilpaisevat Suomen sisäisillä markkinoilla. Kun siirrytään rajojen yli, peli muuttuu.

Yritykset hakevat jatkuvaa kasvua. Myynnin kasvu, tuloksen kasvu, yrityksen kasvu ja niin edelleen. Yhteiskuntamme perustuu jatkuvaan kasvuun ja kasvua haittaavia tekijöitä siedetään huonosti. Työntekijät mahdollistavat kasvun, mutta ovat samalla monen yrityksen näkökulmasta myös pakollinen menoerä johon halutaan panostaa vain se pakollinen minimi.

Verot ja uudet säännökset eri aloilla syövät tulosta ja se pakottaa yritykset hakemaan tapoja säästää vimmatusti. Klassisia tapoja toimistoissa ovat: siivouksen kilpailutus ja vaihto halvempaan sekä siivouskertojen harvennus. Kopiopaperin vaihto halvempaan, pullan ja kahvien tarjoamisen lopettaminen kokouksissa, ilmaisten työharjoittelijoiden palkkaus, toimistotarvikkeiden vaihto edullisempaan, TYKY-päivien karsiminen, kertakäyttö kahvimukien ja lusikoiden poisto ja niin edelleen. Kun kaikki mahdollinen ja mahdoton on tällä saralla tehty, joko samaan aikaan on alettu karsimaan työvoimaa tai tätä harkitaan. Tässä kohtaa liikutaan hankalissa vesissä. Miten monta tyyppiä voidaan potkaista pellolle? Missä menee se raja jossa leikkaukset alkavat syödä tulosta? Tuleeko halvemmaksi palkata ulkoistettua työvoimaa? Millaisen taakan työntekijän harteille voi laittaa ennen kuin palkkaa on pakko nostaa?

Kuten aikaisemmin todettua, yritykset sietävät heikosti kasvun ja tuloksen heikentymistä. Nyt eletään siirtymäaikaa vanhastasta uuteen, ja tämä on se jolloin monia tulee sattumaan.

Yhtenä aamuna istuessani taas kerran A-junassa aloin miettimään miltä Helsinki näyttäisi jos täällä olisi siirrytty etätyöskentelyyn. Ja miksi siihen siirryttäisiin? 

Varmasti jossain kohtaa yritykset siirtyvät työskentelemään "virtuaalitoimistoihin" joka käytännössä tarkoittaa sitä että yrityksella ei ole enää fyysistä toimistoa, vaan lähes kaikki työskentevät kotoa käsin. Miksi? Kustannusten takia. Kun kaikkialta muualta on jo leikattu, ovat toimistotilat seuraava kohde.  Ensin siirretään toimisto mahdollisesti kaupungin laitamille ydinkeskustasta, sen jälkeen ehkä lähimpään kuntaan jossa verotus on myötämielisin ja sen jälkeen kenties maakuntaan. Pian todetaan että samat työt voisi tehdä kustannustehokkaammin jos toimistoa ei olisi ollenkaan.

Pankit toimivat tällä segmentillä suunnannäyttäjinä. Monet asiakaspalvelijat vastaajat puhelimeen ja sähköposteihin aivan muualta kuin missä pääkonttori sijaitsee ja suurinosa on ulkoistettua työvoimaa.

Yritykselle on vapauttavaa, jos sen ei tarvitse kantaa huolta työntekijästään. Siksi vuokratyövoima on suosittua. Kenties halvempaa, helpompaa päästä työntekijästä eroon nopeasti ja siitä ei tarvitse ottaa mitään päänvaivaa. Kaikki hoituu maksamalla välitysvirman laskun.

Kuvitellaan siis että 10-vuoden kuluttua meillä ei ole enää fyysisiä toimistoja, miltä siis Helsinki näyttää?

Meillä ei ole enää tiettyihin kellonaikoihin sidottuja ruuhkia. Ihmiset eivät enää suunnittele elämäänsä työpaikan sijainnin perusteella ja ovat vapaita toteuttaaan unelmansa. Moni toteuttaa etuajassa eläkehaaveensa maalle muutosta, nyt sille ei ole enää esteitä. Helsinki huomaa pian olevansa tilanteessa jossa maalla ja asunnoilla keinottelu on tullut päätepisteeseen. Asuntoja on enemmän kuin innokkaita muuttajia. Toimistorakennuksia joko puretaan, muutetaan varastoiksi tai asunnoiksi. Kahviloissa istuu enemmän päiväsaikaan ihmisiä tekemässä töitä ja työpisteen vuokraaminen toimistohotellista on suosittua.

Ketkä hyötyvät tästä trendistä? Maakunnan ja kylät saavat paluumuuttoa, IT-yritykset kehittävät virtuaalisia työympäristöjä ja uusia tuoteitteita, kahvilat ja toimistohotellit kokevat kasvua, ruuhkat vähentyvät, parisuhteet ja perheet voivat paremmin, kun kotona ollaan enemmän läsnä ja elämänlaatu paranee. Elämä suunnitellaan niin että kaikki on lähellä ja autoa ei juurikaan tarvita, lyhyet matkat liikutaan polkupyörällä tai laatikkopyörällä.

Ketkä häviävät? Isot kaupungit menettävät asukkaita, asunnoilla keinottelijat ja asunnostaan yihintaa aikanaan maksaneet asukkaat, luultavasti verotulot vähentyvät valtiolta radikaalisti, huoltoasemat bensiinin myynnin vähennyttyä, autokaupat ja rakennusliikkeet, siivousfirmat ja oletettavasti vuokratyöfirmat. 

Seuraavaksi pohdin samoja näkymiä työntekijän näkökulmasta.

12 euroa + Alv

Brändäys on pyörinyt ajatuksena jatkuvasti takaraivossa viimeisesn viikon alan. Asiakkaiden ja tulevan kassavirran metsästyksen lisäksi pitäisi vielä osatä myydä itsensä, brändätä. 

"Mitä sä niinkun teet?" On ollut monen ensimmäinen kysymys. Siihen on ollut aavistuksen vaikea vastata, kun mulla ei ole ollut sitä sanaa jolla kuvailisin itseäni. Se kuvaus jota olen käyttänyt on ollut aivan surkea myyntipuhe, liian pitkä ja epämääräinen. "No tota, se on niinkun silleen että teen kotona duunia markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parissa." Tottahan se on, mutta yleensä kuulija on vain hämmentynyt lisää. Konkretia on puuttunut, ja kun se puuttuu, ei toisessasynny sitä ahaa elämystä. Yleensä se elämys nimittäin johtaa mutkan kautta uusiin kontakteihin. 

Googlea on tullut käytettyä kiivaasti ja tulin törmänneeksi kolmeen nettisivustoon jotka nimenomaan yhdistävät työnantajan ja freelancerin etätyössä. Sieltä se sana jota yritin keksiä löytyi. Virtual Assistant.

"Seeking a Virtual Assistant willing and able to handle whatever tasks come up that can be handled remotely.  Anticipated projects include:  scheduling, database management, Microsoft Word editing (precise attention to detail needed for legal projects), Power Point projects, Prezi projects, Excel, marketing material development, online research, project management, scheduling travel details, etc.
Position requires flexibility, attention to detail, and great attitud."

Meillä Suomessa perinteisesti ostetaan sen maitotölkin sijasta koko lehmä, ja etätyö rämpii vielä hyvin marginaalisena segmenttinä työmarkkinoilla.

Mulle on hieman mysteeri se että mitä työnantajapuoli pelkää etätyössä? Miksi sitä ei kehitetä aktiivisesti? Miksi laskuttavia tuntityöntekijöitä ei palkata enemmän? Miksi työtehtäviä ei järjestellä enempää? Miksi nimenomaan pitää saada ihminen istumaan toimistolla 8 tuntia? Miksi ei oikeasti mietitä mitä tehtäviä pystyisi tekemään kotoa käsin ja mitä on pakko tehdä toimistolla? Onko liikkuvuus ainoastaan johtajan etu?

"I'm looking for a Virtual Assistant to help me manage incoming calls and emails, schedule events, and help me stay on top of all of my obligations....... We are looking for the right person with a view to a long term relationship. Must speak fluent English and have excellent communication skills and organisational skills. Please do not apply if this is not you"

Suomen taloudella ei mene hyvin. Innovatiisuus on hukassa, verotusaste on korkea, kilpailukyky maailmalla heikko ja rakenneuudistuksia ei uskalleta tehdä. Tämä kaikki pätee niin valtio- kuin yritystasollakin. Kustannuksia karsitaan lemppaamalla jengiä pellolle, vaikka tässä tilanteessa pitäisi alkaa miettimään laatikon ulkopuolelta ja uudistaa niitä vanhoja toimintatapoja.

"I’m looking for a highly motivated, detail-orientated, independent individual to be my virtual assistant! I own a home-based business looking to have someone help a few hours each month for duties such as - Computer work - Create monthly newsletters - Event Coordination - Social Media Marketing - Research topics, ideas and tools."

Viimeisen 10-vuoden aikana  työtapoja on saatu tietokoneiden avustuksella tehostettua todella paljon ja häviävän pieni osuus esimerkiksi b to b laskuista kulkee enää posteljoonin laukussa. Siltikin sen duunari täytyy noköttää toimistossa, vaikka infra sen työn tekemiseen muuallakin on jo olemassa.

Looking for Virtual Assistant. Organize files and information for meeting including but not limited to the following: To Do List, Travel Bookings, Phone Calls, Appointments Set up, Integrate information into Shared Calendar. 

Suomesta puuttuu vielä se alusta jossa virtuaaliset freelancerit ja työnantajat voisivat kohdata helposti. Varmasti jossakin maatalossa hikoillaan parhaillaan pitkää päivää, kun ei ole löytynyt tunniksi tai pariksi auttavaa käsiparia vaikkapa laskutuksessa, markkinointiin ja tilauskannan hoitoon. Kotisivut pitäisi päivittää, mutta mistäs sitä nyt sitten sopiva kaveri löytyisi. Facebook sivuille pitäisi  kanssa saada sisältöä, mutta kun hommaa olisi vaan 5 tuntia viikossa, niin kuka sen homman ottaa vastaan?


"Real Estate company in USA need virtual Assistant: 1)Help us to create and maintain databases of investors, mortgage investors, note buyers 2) Search distressed properties according to guidelines from internet sites 3) Analyze, determine and submit considerations 4) E- mails and calls to databases and distressed property owners, realtors. 5) Communicate with clients, affiliates etc 6) Search internet for needed info 7) Any other administrative functions assigned."

Isojen yritysten ovia on varmasti turha lähteä kolkuttamaan tällä saralla ensimmäiseksi. Innovatiivisista pienistä IT-alan firmoista varmasti löytyy taas kaikua. Voin kuvitella miten HR-osastoissa rypistellään otsaa kun näkevät puoli vitsinä lähettämäni hakemuksen. "Jaa että Espanjasta käsin. Mites se muka onnistuisi? Onhan ne tiedot tuolla tietokannassa, mutta kyllä sen ihmisen nyt vaan täytyy olla paikanpäällä" Varmasti jossain kohtaa teen postauksen johon kokoan anonyymisti eri yrityksistä tulleet hylsyt. Niitä tulee varmasti olemaan paljon.

Onneksi innovatiivisuus ei ole maailmasta vielä kuollut ja melko varmasti elätän itseni lähinnä oDeskin, Freelancerin ja eLancen kautta.

Tässä vielä turkylle oma profiilini oDeskissa. 

Mitä minun työpanokseni maksaa euroissa? Vastaus löytyy artikkelin otsikosta ;)