keskiviikko 8. huhtikuuta 2015

Virtuaalisesti sinun

Hieman yli 7 kuukautta eloa takana Espanjassa ja monen näköistä mutkaa on sattunut matkalle. Nyt kuitenkin haluan valottaa virtuaaliassistentin arkea ja mitä "pro and con" puolia alalta löytyy palvelun tuottajan ja käyttäjän näkökulmasta. Ala on alkanut olla esillä medioissa, joten tässä tarjolla kurkistus kulisseihin.

Virtuaaliassistentti termi on käännetty suoraan englannin termistä "Virtual Assistant" eli VA.
Personal Assistant (PA) termillä tarkoitetaan yleensä fyysistä assistenttia, mutta tuotakin näkee joskus käytettävän.

Kuten nimikin viittaa, assistentti toimii aina virtuaalisesti ja työtä eivät rajoita valtoiden rajat tai aikavyöhykkeet. Assistentti toimii yleensä aina freelance pohjalta ja laskuttaa asiakkaitaan joko omalla toiminimellä tai Ukko.fi tyyppisten palveluiden kautta. Lisää tästä alempana.

Assistentit voidaan karkeasti jaotella kolmeen kategoriaan:

Full-time VA eli täysipäiväinen VA

Assistentti toimii täysipäiväisesti yhden asiakkaan palveluksessa, kyseessä voi olla yritys tai yksityishenkilö. Sopimuksesta riippuen laskutus omalla toiminimellä tai muuten sopimuksessa lukevien pykälien mukaisesti. Työtehtävät voivat sisältää mm. asiakkaan toisessa maassa sijaitsevan omaisuuden hallinnointia, asiakaskontaktien luontia, myyntiä, henkilökohtaista assarointia. Työtehtävät yleensä haastavia. Tämän tyyppinen assistentti ei yleensä ota muita asiakkaita.

Part-time VA eli osa-aikainen VA

Assistentti solmii asiakkaan kanssa sopimuksen tietystä kiinteästä tuntimäärästä. Laskutus tapahtuu ylensä aina omalla toiminimellä. Työtehvät samantyyppisiä kuin yllä kuvattuna. Assistentilla yleensä useampi asiakas.

On-demand VA eli pyynöstä toimiva VA

Assistentilla lukuisia asiakkaita, jotka lähettävät tehtäviä silloin kun tarvitsevat assistentin apua. Työtä ei pysty rytmittämään ja asiakasmääristä riippuen kiireisiä ja hiljaisia ajanjaksoja. Tyypilliset tehtävät liittyvät yleensä erityyppisten palveluiden varaukseen, kalenterin ylläpitoon, tiedon etsintään ja muuhun yksinkertaisiin tehtäviin. Mahdollista myös pitkässä työsuhteessa vaativat työtehtävät. Asiakasmäärästä riippuen laajoja tehtäväkokonaisuuksia ei saa valmiina takaisin samana päivänä. Yleensä kaikki alle 30 minuutin tehtävät assistentti pystyy tekemään samanpäivän aikana. Asiakkailla täysi vapaus lopettaa palvelun käyttö kun tarvetta ei enää ole. Epävarma tulonlähde assistentille. Sopii huonosti assisentille jolla on joko täysipäiväinen työ, aikaavievä harrastus tai useita osa-aikaisia asiakkaita.

 -----

VA:ta käyttävät yleensä väliaikaisesti bisnesihmiset, pienyritykset tai start-upit joilla ei ole mahdollisuutta palkata työntekijää syystä tai toisesta. Koska VA ei ole yrityksen palkkalistoilla, tämä on myös kätevä tapa suitsia työvoimakustanuksia. Tästä johtuen useimmat sopimukset sisältävät lauseikkeita, jotka tähtäävät siihen, että asiakas maksaaa VA:lle ainoastaan tehtyjen tuntien perusteella. Eli kahvitauot ja muut breikit ovat puhtaaasti omaa aikaa.

Miten tätä voidaan valvoa? Joko luottamalla siihen että hommat on asiallisesti tyhtynä, pyytämällä raportteja tai sitten käyttämällä esim. desk-time nimistä ohjelmaa.

Assistentti mittaa käyttämäänsä aikaa yleensä kellolla ja laskuttaa tämän perusteella.

Yleensä asiakas kommunikoi assistentin kanssa sähköpostitse. Tämä vaatii sitä että asiakkaalla on aikaa ja kärsivällisyyttä opastaa ja perehdyttää assistentti tehtävien tekoon ja tehtävästä riippuen välillä hankalaa.

Esimerkki:

"Listaa minulle tämän hetken kuumimmat start-up yritykset"

tai

"Listaa minulle tämän hetken kuumimmat start-up yritykset Helsingistä, Tukholmasta, Kööpenhaminasta ja Oslosta aloilta pelit, clean tech ja sovelluskehitys." 

tai

"Listaa minulle tämän hetken kuumimmat start-up yritykset Helsingistä, Tukholmasta, Kööpenhaminasta ja Oslosta aloilta pelit, clean tech ja sovelluskehitys. Yrityksillä tulee olla vähintään 4 miljoonan liikevaihto ja tuoreita lehdissä noreetattuja sijoitusuutisia Käytä maksimissaan 3 tuntia. Tarvitsen tämän kolmen päivän kuluttua."

Kuten esimerkistä käy ilmi, palautettu tehtävä on todella erilainen riippuen siitä miten tarkasti tehtävä on assistentille annettu. Tehtävänanto on ainoa mihin assistentti pystyy nojaamaan ja jos asiakas ei syystä tai toisesta pysty muotoilemaan tehtävää selkeästi, tulee paluupostissa tuhkaa.

Entäs jos asiakas vihaa kirjoittamista? Yksi vaihtoehto on soitella skypellä tai lähetellä whatsappilla ääniviestejä assistentille. Palvelua pystyy lähes loputtomasti muotoilemaan omien tarpeiden mukaisesti.

Entä jos yhteistyö ei suju? Kokemuksesta voi sanoa että vaihtamalla paranee! Vaikka työ on virtuaalista, silti on äärimmäisen tärkeää että asiakkaan odotukset ja työtavat kohtaavat assistentin kanssa. Jos joku asia tökkii, kannattaa siitä puhua ja miettiä onko jotain ratkaisua asiaan. Voiko assistentti toimia toisin, vai onko mahdollista että tilalle vaihdetaan joku toinen, mikäli yhteistyö ei suju. 

On tärkeää että asiakas listaa etukäteen omat tarpeensa ja sen mitä odottaa assistentilta. Jos hakusessa on reaktiivinen "aina valmiina" tyyppi, voi ikäviä yllätyksiä olla tiedossa  mikäli palkatulla assistentilla on monta asiakasta ja kädet täynnä töitä. Myös assistentin täytyy tiedostaa omat rajansa ja olla tarpeeksi rohkea ilmaisemaan, mikäli täyttää siltä että tämä ei nyt toimi.

Tässä vielä tiivistetysti faktat VA:n näkökulmasta:

- On äärimmäisen vaikeaa löytää asiakasta, joka ottaa sinut täysipäiväisesti palkkalistoille.
- Toimit yleensä aina freelancerina, eli kukaan ei maksa puolestasi veroja, kahvitaukoja,                      sairaspäiviä tai lomarahoja
-Teet yleensä töitä yksin kotona
-Asiakkaat eivät palkkaa assistenttia suoraan ilman rautaisia suosituksia, joten yleensä töitä löytyy palvelua tarjoavan yrityksen kautta
-Paljon enemmän vapaata kuin tavallisessa päivätyössä
-Työ kulkee mukana 24/7
-Kansainväliset yritykset ovat tuottuneet Aasialaisiin 2-5 €/h veloittaviin assistentteihin, varaudu pudottamaan odotuksia.
-Suomessa melko tuntematon ala.
-Epävarmuus tuloista
-Yrittäjän asenne työntekoon  ja kaikkeen muuhunkin
-Kohtele asiakas kuin kuningasta

Asiakkaan näkökulmasta:

-Alemmat työvoimakustannukset
-Helppoa lopettaa palvelun käyttö
-Ohjeistaminen välillä vaivalloista
-Oikean assistentin löytäminen
-Omien tarpeiden hahmotus

Mitä tehväviä assistentille voi antaa?  

Teoriassa vain mielikuvistus on rajana.

-Omaisuuden hallinnointi
-Laskutus
-Tiedon etsintä
-Ravintola ja hotelli varaukset
-Kalenterin päivitys
-Asiakaskontaktointi
-Viikonloppu päivystys (puhelin päivystäjä)
-Liidien luonti
-Avustava kirjanpito
-Tietokantojen ylläpito
-Avustavat hallinnolliset työtehtävät
-käännöstehtävät

 -----

Omasta näkökulmastani On-demand asiakkaat kaikista mielenkiintoisimpia asiakkuuksia, vaikkakin jokainen kuukausi on puhdasta epävarmuutta tulojen määrästä. Miksi? Asiakkaiden laittamat tehtävät ovat mielenkiintoisia, ikäviä rutiineja ei pääse syntymään ja keskellä viikkoa voi olla useampi vapaapäivä, kun mitään ei tapahdu. Toisaalta välillä tulee tilanteitan jolloin useampi asiakas laittaa isoja tehtäviä kerralla ja tästä päästään tilanteeseen jossa kotona hikoillaan useampi päivä 8-11 tunnin työpäivää. Silti nautin yrittäjyydestä ja en näe itseäni palkkatöissä.